BMF: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

- Endgültige Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)

Mit Datum vom 14. November 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) sein Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in endgültiger Fassung veröffentlicht (BMF vom 14.11.14 - IV A 4 – S 0316/13/10003).[1]

Diese Neufassung entfaltet seine Wirkung zum 1.1.2015 und löst damit die bis dahin geltenden Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7.11.1995 und zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 14.9.2012 ab.

Die von der Finanzverwaltung (FinV) in den GoBD konkretisierten Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit des Einsatzes von Informationstechnologie (IT) bei der Buchführung und anderen Aufzeichnungen sind im Vergleich zu den bisherigen Regeln teilweise enorm verschärft worden. Im Folgenden möchten wir Sie daher mit den zentralen Eckpunkten der GoBD vertraut machen und Sie auf die daraus möglicherweise resultierenden Steuerrisiken hinweisen.

Grundsätzlich gelten für die Führung elektronischer Bücher die gleichen gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen wie bei einer manuellen Buchhaltung auch[2]:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Nachfolgend erfolgt eine strukturierte Zusammenfassung der Anforderungen, die die FinV mit den GoBD zu den o.g. Kriterien formuliert hat.

Nachvollziehbarkeit:

Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle, d.h. die Buchungen sowie das dabei angewandte Buchführungsverfahren müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Die Prüfung muss über alle Verarbeitungsschritte hinweg sowohl progressiv, d.h. vom Beleg bis hin zur Steuererklärung und vice versa (retrograd) erfolgen können.

Praxistipp: Für eine anstehende Betriebsprüfung sollte der Buchungsprozess von der Entstehung über die Verarbeitung bis hin zur Prüfung durch den Betriebsprüfer dokumentiert werden. Hierzu empfehlen wir die Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die dann die Grundlage für die folgenden Betriebsprüfungen darstellt. Teil dieser Verfahrensdokumentation sollten auch die im Prozess vorhandenen technischen und organisatorischen Kontrollen (Internes Kontrollsystem, IKS) sein (dazu sogleich).

Vollständigkeit:

Die Geschäftsvorfälle, d.h. der Buchungsstoff ist vollstänig und lückenlos aufzuzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Diese vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe ist innerhalb des IT-Systems durch technische und organisatorische Kontrollen (IKS) sicherzustellen.

Praxistipp: Die eingerichteten internen Kontrollen sollten in der o.g. Verfahrensdokumentation konkret beschrieben und regelmäßig auf ihre Funktion hin überprüft werden. Fallen etwaige Mängel erst zum Zeitpunkt einer Betriebsprüfung auf, ist eine Nachbesserung nur noch schwer möglich.

Richtigkeit:

Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen:

Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen. Das Erfordernis „zeitgerecht“ zu buchen verlangt dabei, dass ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung besteht.

Praxistipp: Die FinV sieht das Erfordernis der zeitgerechten Buchung eines Beleges nach spätestens 10 Tagen nach seiner Entstehung als erfüllt an. Erfolgt die Buchhaltung nicht laufend, sondern periodisch, z.B. in Form einer Monatsbuchhaltung, wird die Zeitspanne aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität bis zum Ende des Folgemonats ausgeweitet. Bei der Verwendung elektronischer Belege sieht die FinV jedoch keine Gründe für eine verzögerte Buchung. In sämtlichen gängigen Buchhaltungssystemen wird das Erfassungs-/Buchungsdatum einer jeden Buchung protokolliert. Die Einhaltung der formulierten Anforderungen ist damit im Rahmen einer Betriebsprüfung sehr einfach nachzuprüfen, weswegen wir gerade an dieser Stelle eine höchstmögliche Sorgfalt empfehlen.

Ordnung:

Der Grundsatz der Ordnung und der Klarheit verlangt u.a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Hieraus folgt, dass die Bücher und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden müssen und eine Sammlung und Aufbewahrung der Belege notwendig ist.

Praxistipp: Die IT-gestützte Buchhaltung und das Belegwesen sind so vorzuhalten, dass innerhalb einer angemessenen Zeit ein vollständiger Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage möglich ist.

Unveränderbarkeit:

Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt und Zustand nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an Buchungen oder Belegen müssen daher so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Beleg über die Dauer der Aufbewahrungsfristen wiederaufrufbar ist.

Praxistipp: Die FinV verlangt zum Nachweis der Einhaltung des Grundsatzes der Unveränderbarkeit eine Verfahrensdokumentation (s.o.) sowie diese ergänzende Verarbeitungsprotokolle. Aus der Verfahrensdokumentation müssen ebenso die erforderlichen Kontrollen hervorgehen. Dabei gilt insbesondere: Die Unveränderbarkeit wird im Rahmen einer Betriebsprüfung regelmäßig nur dann anerkannt werden, wenn Buchungsvorläufe nach o.g. Fristen geschlossen werden. Das Festschreibungsdatum wird analog zum o.g. Buchungsdatum ebenfalls im IT-System protokolliert, eine Prüfung ist dementsprechend einfach durch den Betriebsprüfer durchführbar.

Aufbewahrung und Scannen von Belegen:

Gemäß den Anforderungen der GoBD sind Belege grundsätzlich in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Elektronische Belege sind dementsprechend elektronisch in ihrer ursprünglichen Form unter Einhaltung der o.g. Grundsätze zu archivieren. Für Papierbelege ergibt sich eine entscheidende Änderung. Diese dürfen in Zukunft eingescannt und anschließend vernichtet werden, wenn die in den GoBD geforderten Organisationsanweisungen an den Scanvorgang eingehalten werden (hierzu erhalten Sie ein separates Infoschreiben).

Praxistipp: Elektronisch Belege dürfen unter keinen Umständen verändert werden. Schon die Umwandlung einer Bilddatei in ein PDF-Dokument würde von der FinV beanstandet werden können. Ebenfalls sind E-Mails in ihrer ursprünglichen Form inkl. Anhang elektronisch zu archivieren. Ein PDF- oder Papierdruck einer E-Mail stellt ebenso einen Verstoß gegen die Anforderungen der GoBD dar und kann im schlimmsten Fall bspw. den Verlust des Vorsteuerabzugs zur Folge haben. Insofern empfehlen wir an dieser Stelle neben einer detaillierten und tatsächlich durchgeführten Verfahrensdokumentation ebenfalls den Einsatz eines unternehmensweiten Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystems.

 

 

Was gilt es nun zu tun?

Nachdem die Regelungen der GoBD nun schon für die Veranlagungszeiträume ab dem 1.1.2015 gelten, sollten Sie zeitnah eine Erhebung des Ist-Status in Bezug auf die Vorschriften der GoBD durchführen, um möglichen Anpassungsbedarf und damit steuerliche Risiken aufzudecken. Besonderes Augenmerk sollten Sie unseres Erachtens dabei auf folgende Punkte legen:

  • Erfolgt die Buchung und Verarbeitung der Geschäftsvorfälle zeitgerecht?
  • Ist der Buchungsstoff vor Veränderungen geschützt?
  • Werden sämtliche Belege, insbesondere elektronische Belge, den Anforderungen der GoBD entsprechend archiviert?

 

Was können wir für Sie tun?

Gerne unterstützen wir sie bei der Erstellung einer entsprechenden Verfahrensdokumentation oder führen eine Prüfung ihres rechnungslegungsbezogenen IKS hinsichtlich der Erfüllung der Anforderungen der GoBD durch, um mögliche steuerliche Risiken schon im Vorfeld aufzudecken und entsprechende Gegenmaßnahmen einzuleiten. Art und Umfang unserer Tätigkeit für Sie erläutern wir Ihnen gerne in einem ersten Beratungsgespräch.

 

Haben Sie noch Fragen?

Ihr Ansprechpartner:

Stephan Schmitz

Master of Science in Finance, Auditing, Controlling, Taxation
Bachelor of Science in Wirtschaftsinformatik

Tel.: 0221/466791

Email: koeln@srs-audit-group.de

[1] Vgl. http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

[2] Gesetzliche Kodifizierung der genannten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen in §§ 145, 146 AO, §§ 238, 239 HGB.